Zugriff auf Kassendaten im Rahmen einer Außenprüfung: Achtung bei PC-Kassen

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Grundsätzlich kann der Steuerpflichtige frei entscheiden, wie er seine Warenverkäufe aufzeichnet. Verwendet er jedoch ein Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet und diese auch speichert, kann er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen.

Einzelhändler sind nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung verpflichtet, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle, einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze, einzeln aufzuzeichnen. Kommt es zur Außenprüfung, müssen diese Daten zur Verfügung gestellt werden.

Verwendet der Einzelhändler eine PC-Kasse, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese auch dauerhaft speichert, sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar. Die Finanzverwaltung ist in diesem Fall im Rahmen einer Außenprüfung berechtigt Zugriff auf die Kasseneinzeldaten zu nehmen. Das hat der BFH in seinem Urteil vom 16.12.2014 klargestellt.

Im vorliegenden Fall verwendet die buchführungspflichtige Klägerin ein PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Dieses PC-System wurde speziell für Apotheken entwickelt. Die Tageseinnahmen sind über PC-Registrierkassen erfasst worden, durch Tagesendsummenbons ausgewertet und insgesamt in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen worden. Im Rahmen einer Außenprüfung verweigerte die Klägerin dem Finanzamt den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe. Als Begründung führt sie an, sie sei nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet.

Im Gegensatz zum Finanzgericht hat der BFH entschieden, dass die Klägerin einzelne Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen hat und die elektronischen Kassendaten dem Finanzamt überlassen muss.

Die Buchführung muss stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Es muss für Dritte möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu überprüfen. Insofern ist es erforderlich, dass verdichtete Buchungen in Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Das betrifft auch Bargeschäfte, sofern Einzelaufzeichnungen dem Steuerpflichtigen zumutbar sind.

Grundsätzlich kann der Steuerpflichtige frei entscheiden, wie er seine Warenverkäufe aufzeichnet. Verwendet er jedoch ein Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet und diese auch speichert, kann er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen. Das Finanzamt hat dann im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, die mit Hilfe des Datenverarbeitungssystems (PC-Kasse) erstellten Daten zur Prüfung anzufordern.  

Fundstelle BFH-Urteil vom 16.12.2014 X R 42/13, veröffentlicht am 15.04.2015

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