Einzelaufzeichnungen bei Barkassen

Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der Beträge, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Das gilt auch für Bareinnahmen und für Barausgaben. Bei Verkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung (AO) aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse (z.B. eine Schublade in der Ladentheke oder eine Geldkassette, Kisten, Schachteln usw.) verwendet wird.

Werden elektronische Aufzeichnungssysteme eingesetzt, müssen sie grundsätzlich zur Aufzeichnung sämtlicher Erlöse verwendet werden. Ist für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbaren Bereich aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen eine Erfassung über das vorhandene elektronische Aufzeichnungssystem nicht möglich (z. B. gelegentlicher Verkaufsstand), wird es nicht beanstandet, wenn zur Erfassung dieser Geschäftsvorfälle eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Verkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen

Von einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen geht das BMF aus, wenn alltäglich Barverkäufe an namentlich nicht bekannte Kunden getätigt werden. Das setzt voraus, dass die Identität des Kunden für die Geschäftsvorfälle regelmäßig nicht von Bedeutung ist. Unschädlich ist, wenn der Verkäufer aufgrund außerbetrieblicher Gründe tatsächlich viele seiner Kunden namentlich kennt.

Dabei muss der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt sein. Einzelaufzeichnungen sind dagegen zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuell Einfluss nehmen kann. Form der Aufzeichnung

Die Bareinnahmen müssen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Dabei wird immer vom gezählten Kassenendbestand des jeweiligen Geschäftstages ausgegangen. Davon werden der Kassenendbestand bei Geschäftsschluss des Vortages sowie die durch Eigenbeleg zu belegenden Bareinlagen abgezogen. Ausgaben und durch Eigenbeleg nachzuweisende Barentnahmen werden dazugerechnet. Ein sogenanntes "Zählprotokoll" (Auflistung der genauen Stückzahl vorhandener Geldscheine und -münzen) ist nicht erforderlich, erleichtert jedoch den Nachweis des tatsächlichen Auszählens.

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Werden Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ausnahmsweise erst am nächsten Geschäftstag aufgezeichnet, ist das noch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Aufzeichnung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Aufzeichnungen und Unterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat